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続かないなら見直してみませんか!?スケジュール帳(手帳)の活用術

no.060 2021年1月8日(金)

 

「1年の計は元旦にあり」と言いますが、新年や新学期にスケジュール帳を新しく購入なさる方も多いと思います。

最初はしっかりと書いていたけれども、気が付いたら白紙だらけ。

後半になるとほとんど活用していない方もいらっしゃるかもしれませんね。

今回はそんな方のために、編集部員の経験を活かしたスケジュール帳活用術をご紹介します。

 

私が「スケジュール管理」を見直した理由

私には子どもが3人おり、仕事もしているため、スケジュールの管理は必要不可欠です。

けれどもスケジュール帳がうまく活用しきれずに、数ヶ月しか続かないことが多々ありました。

抜け漏れが発生するたびに心を新たにするのですが、いつしか億劫になり続かないのです。

 

▼子どもの受験が重なる

新型コロナウイルスが猛威を振るった2020年、我が家では長男と長女の受験に次男の入学、その上PTAの役員が重なることが確定していました。

そのため、2018年からスケジュール管理をしっかりとしておき、それに備える必要があったのも大きな理由のひとつです。

2020年までに「自分なりのやり方」を確立していないと、受験生の子どもに負担が掛かってしまうので焦りがありました。

 

▼正確な見積もりのために必要

そんな私がある時、「名もなき家事」の話題に触れて、ふと気が付きました。

「予定だけ書いていてもダメなんだ!」と。

名もなき家事というのは、ゴミ捨てという1つの家事をするためには、ゴミの分別や取りまとめなど、名前が付いていない家事が実はあるということです。

これって、スケジュール管理にも当てはまるんですよね。

 

例えば、「○月△日 A子の書類提出」の場合。

単に書類を提出するだけではなく、書類を作成したり必要な提出物があれば役所まで取りに行ったりすることもありますよね。

書類提出だけ書いてあるスケジュールだと、これらの付随業務が分からず、工数が正確に見積もれません。

そのために、まずはやることを全て記入して可視化し、どのくらい時間がかかるか記録する必要があると思いました。

 

スケジュール帳を見直してみた

スケジュール管理を行うために、スケジュール帳を「拡張性」の観点で見直すことにしました。

仕事もプライベートも工数を管理するためには、色んなことの記録を付ける必要があります。

そのため、「ライフログ」を重視した、女性向けのシステム手帳に好きなリフィルを購入し、更に無料テンプレートを活用することにしました。

自分の欲しい情報が、全てまとめられる1冊を作ったのです。

 

スケジュール帳を活用したスケジュール管理の実例

実際に私の手帳の写真を基にご紹介します。

 

▼月間スケジュール

 

 

これが私がたどり着いた月間スケジュールのベストリフィルです。

 

上部は通常の月間スケジュールと変わらず、プライベートの予定や仕事の打ち合わせなどを記入しています。

 

下部には月間のバーチカルがあり、私はここを仕事に使用しています。

原稿の作成予定やチェック予定、打ち合わせの資料作りなどを可視化しておくことで、自分の抱えているタスクが一目で分かります。

長期スケジュールの管理や、習慣にしたいことをチェックするハビットトラッカーとして活用するのも良いかもしれませんね。

 

左側にはTODOリストがあるので、月ごとに消化する予定の家庭内のタスクを書き込んでいます。

例えば、予防接種とか、月に1度行うと決めている写真の整理とかです。

 

▼デイリーログにスタディープランナーを活用

 

 

以前は週間・デイリーのスケジュールもつけていたのですが、「可視化」を重視して今はスタディープランナーを使用しています。

スタディープランナーは、最初子どもの勉強管理に導入したのですが、とても良かったので私も活用するようになりました。

最初はノートタイプを使っていたのですが、手帳と一緒にしたかったので、今は無料ダウンロードサイトで公開されているものを活用しています。

 

上記のように「どの仕事・用事に」「どのくらいの時間が掛かったか」が一目で分かるので、同じことをする際に工数をより正確に見積もることが出来るようになりました。

(本記事のために記入したので、実際はもっと細かく書いています)

 

▼色んな記録を残せるリフィルを追加

 

 

こちらは、会議記録用のリフィルです。

会議だけではなく、子どもの保護者面談など、色んな記録を残すのに便利です。

 

 

習慣にしたいことを記録するハビットトラッカー。

・1万歩あるく

・1か所水まわりを掃除する

上記のような取り組みをしています。

ダイエットの際の体重の管理に使ったりとかするのも良さそうですね。

 

その他のオススメ

ご紹介した以外にも、「ギフトリスト」「TODOリスト(デイリー/ウイークリー/マンスリー/シーズナル)」「ライフプラン」「読書記録」等、たくさんのリフィルを活用しています。

 

特にライフプランは、目標を可視化しやることを明確にするためにも欠かせません。

1年後・5年後・10年後を見据えた計画を立てたことがない方は、ライフプランを考えてみてはいかがでしょうか。

 

また、TODOリストで可視化をすると、タスクがどれだけあるか把握することが出来ます。

時間に追われる毎日を過ごしている方は、一度ご自身が抱えているタスクを全て洗い出してみてください。

そして優先度をつけて必要であれば細かく分け家庭内でシェアしていくことで、負担を軽くすることが出来るようになります。

 

おわりに

私がスケジュール帳が続かなかったのは、「スケジュール帳を書いても結果が目に見えないから」でした。

 

そこで、スケジュール帳にあらゆる記録を残し、全てを可視化して仕事・プライベートの工数管理に活用しました。

その結果、余裕を持ってスケジュールを組むことが出来るようになり、見積もりミスによる想定外のことが起こりにくくなりました。

 

手帳はやや重くなりましたが、リフィルをこまめに過去ログ用手帳に移せば、外出時に持ち運ぶのも苦ではありませんよ!